Papierové dokumenty zostávajú súčasťou logistiky, skladov, účtovníctva aj výroby. Problémom nie je samotný papier, ale množstvo manuálnej práce potrebnej na jeho spracovanie.
Údaje zo skenov, fotografií a PDF dokumentov sa často ručne prepisujú do ERP alebo SAP systému. Tento proces je pomalý, nákladný a náchylný na chyby.
ANS Consultancy vytvorila riešenie na inteligentnú digitalizáciu dokumentov pomocou AI, OCR, ICR a robotickej procesnej automatizácie.
Projekt v skratke
- Oblasť: digitalizácia podnikových dokumentov
- Technológie: AI, OCR, ICR a RPA
- Cieľový systém: SAP
- Vstupy: skeny, formuláre, PDF a fotografie
- Výstup: štruktúrované digitálne dáta a archivácia
Výzva
Firma potrebovala spracúvať veľké množstvo dokumentov z viacerých prevádzkových oblastí.
Medzi dokumenty patrili:
- CMR prepravné dokumenty,
- vážne lístky,
- dodacie listy,
- skladové listy,
- príjemky a výdajky,
- faktúry,
- objednávky,
- tlačené aj ručne vypĺňané formuláre.
Ručné prepisovanie údajov zvyšovalo administratívnu záťaž a predlžovalo čas, kým boli informácie dostupné v podnikovom systéme.
Realizované riešenie
Príjem dokumentu
Dokument môže vstúpiť do systému ako sken, fotografia, formulár alebo PDF súbor.
AI rozpoznávanie
OCR a ICR technológia identifikuje text a relevantné polia. Systém dokáže pracovať s tlačeným aj písaným obsahom.
Spracovanie a štruktúrovanie
Rozpoznané údaje sa prevedú do digitálnej štruktúry vhodnej na ďalšie spracovanie.
Validácia
Systém môže skontrolovať povinné polia a označiť prípady, ktoré vyžadujú manuálne overenie.
Prenos do SAP
Robotická procesná automatizácia prenesie spracované údaje do SAP bez potreby opakovaného manuálneho zadávania.
Inteligentná archivácia
Dokument aj jeho digitálne údaje sa uložia do archívu a zostávajú dostupné na ďalšie vyhľadávanie alebo kontrolu.
Hlavný prínos riešenia
AI Agenti pre firmy prinášajú:
- menej manuálneho prepisovania,
- rýchlejšie spracovanie dokumentov,
- nižšie riziko administratívnych chýb,
- jednotná digitálna archivácia,
- prepojenie papierových procesov so SAP,
- možnosť spracovať viac typov dokumentov v jednom riešení.
Čo tento projekt ukazuje
Digitalizácia dokumentov nie je iba skenovanie do PDF. Skutočná automatizácia vzniká až vtedy, keď systém obsah dokumentu rozpozná, spracuje a odošle do ďalšieho podnikového procesu.
Prepisujú vaši zamestnanci údaje z dokumentov do ERP alebo SAP ručne?
Dohodnite si konzultáciu k AI digitalizácii dokumentov.
